O PABX é uma das grandes invenções da telefonia. Afinal, trata-se de uma central onde são feitas todas as conexões entre os ramais da empresa, e, ainda, conta com uma série de recursos e funções.

Bom, hoje explicar com mais detalhes sobre o que é um PABX, como ele funciona, e, em seguida, dar dicas práticas para você conhecer as funções de um PABX e maximizar a utilização desse serviço.

O que é PABX e como ele funciona?

PABX é a sigla de Private Automatic Brach Exchange. Trata-se de um aparelho que, como dissemos na introdução do post, ajuda a centralizar a telefonia empresarial.

Na prática, você precisa apenas de uma linha telefônica, que é conectada ao PABX, que divide essa mesma linha em vários ramais para serem utilizados na empresa. 

Isso reduziu bastante os gastos com telefonia, já que antes, as empresas precisavam comprar várias linhas para atender às demandas de todos os setores. Com os ramais, tudo ficou mais fácil e barato, já que eles comunicam-se entre si e também podem fazer e receber ligações externas. 

Como já vimos neste post aqui, existem vários tipos de PABX físicos, mas com a evolução da internet e o surgimento da tecnologia Voip, o aparelho tradicional deu espaço ao PABX virtual ou PABX em nuvem.

Dessa forma, como as ligações Voip são feitas totalmente pela internet, o PABX passou a ser virtual também, funcionando em nuvem, sem ocupar nenhum espaço na empresa e na memória dos dispositivos.

Quais as 3 principais vantagens do PABX para as empresas?

• Ajuda no controle da telefonia: com tudo integrado, gestores e diretores têm acesso a relatórios em tempo real sobre o uso dos telefones da empresa, facilitando o acompanhamento de métricas, de metas, e ajudando a tomada de decisões. 
• Economia financeira: todos os ramais se comunicam gratuitamente entre si, o que reduz os custos principalmente se os operadores estiverem fora da sede da empresa e ela utilizar PABX virtual. Além disso, o modelo virtual é escalável e você adquire novos ramais à medida que a demanda cresce. 
• Aumenta a eficiência do atendimento telefônico: um dos recursos do PABX é a URA – aquele menu de autoatendimento que oferece aos clientes opções para ele digitar ou dizer para serem transferidos aos ramais corretos. Isso diminui o tempo médio de atendimento e aumenta a satisfação do cliente. 

6 dicas rápidas de como usar os recursos do PABX virtual

1- Integre a atual central de telefone da sua empresa

Uma ótima dica para empresas que já possuem uma central telefônica instalada: dá para usar o PABX virtual em qualquer tipo de telefonia, inclusive as linhas analógicas mais antigas, sem falar que também dá para integrar recursos como headsets e PABX físicos.

Aliás, nesse caso, o sistema proporciona uma programação de uso de tarifas menores de acordo com o tipo de ligação que você fizer.

2- Grave as ligações com o PABX

Outra ótima dica é que você pode gravar todas as ligações telefônicas através do PABX virtual – no caso, elas são disponibilizadas em um formato de mp3, fácil de abrir nos variados dispositivos.

Dessa forma, é possível fazer uma melhor gestão da telefonia, bem como utilizá-la em treinamentos de colaboradores, para simples controle, monitoramento, e, também, para a própria segurança da empresa e de seus clientes.

Neste post aqui você tem mais dicas e informações sobre a gravação de ligações.

3. Aumente os ramais

Se a sua empresa está crescendo, o PABX virtual será uma ótima ferramenta de escalabilidade.

Isso porque as centrais desse tipo de sistema atuam com licenciamento de softwares – tanto por número de usuários quanto por canais de voz. E isso resulta numa alta capacidade de expansão dos troncos SIP e dos ramais.

Aliás, nos planos de Voip da FaleMais que oferecem PABX virtual, saiba que a ligação entre todos os ramais é totalmente gratuita; ou seja, não é porque você está crescendo que precisa crescer também os custos.

4- Utilize discadores e a URA do PABX

Se a sua empresa tem um call center ou um departamento de televendas, essas funcionalidades são essenciais.

Na prática, a central do PABX apresenta um discador automatizado, que é capaz de distribuir as chamadas com muito mais eficiência – aliás, isso pode representar um aumento entre 45% e 48% na lucratividade da sua empresa.

Tanto a URA (Unidade de Resposta Audível, que, nada mais é do que um menu automático que aparece no início das ligações) quanto o discador atuam em conjunto com as chamadas feitas e também recebidas.

5- Utilize o PABX junto a outros softwares para melhorar a gestão

Você sabia que o PABX virtual pode ser utilizado em conjunto com softwares de ERP ou CRM? Além de melhorar a gestão, isso aperfeiçoa ainda mais o atendimento aos clientes, proporcionando uma melhor experiência.

Aliás, falando em gestão, por ser em nuvem, o sistema de PABX pode ser acessado de qualquer tipo de estação, inclusive por meio dos seus dispositivos móveis.

Em tempo real, você tem acesso a um painel com o histórico de ligações, as despesas de cada uma delas e a outras ferramentas que ajudam no controle do departamento de telefonia.

Por falar em controle, você também consegue visualizar as KPIs bem mais facilmente, aumentando a produtividade da equipe e contornando problemas de modo bem mais assertivo.

6- Mantenha os colaboradores remotos e as filiais integradas

Como dissemos, as ligações entre os ramais da empresa são gratuitas, independentemente se os seus funcionários estiverem em outra cidade ou estado.

Na prática, basta que os colaboradores remotos e os funcionários das filiais tenham acesso à internet para que consigam fazer e receber ligações (até mesmo de seus smartphones), inclusive videochamadas, que são ideais para rápidas reuniões. A comunicação interna, portanto, é um ponto forte do PABX em nuvem.

E então, gostou de saber que um “simples” PABX pode elevar o atendimento telefônico da sua empresa? Os resultados podem te surpreender!

Nesse caso, confira todos os planos Voip que a FaleMais oferece para comprovar todo esse custo-benefício. Até a próxima!